En la actualidad pareciera que con la tecnología estamos más ocupados en llevar y traer más información. Con los modelos de celular que están equipados con “todo” queremos estar atentos y pendientes de todos y de todo.

En el ámbito empresarial existe formalmente una herramienta denominada “Junta”; Herramienta que nos sirva para intercambiar información y sobre todo seguimiento a proyectos en marcha. Veamos los requisitos para una junta efectiva, ya sea antes, durante y después.

El anuncio o aviso de la junta generalmente se hace por correo electrónico. Si usted, Señora y señor empresario, tiene una microempresa puede ser convocada por escrito o verbalmente con anticipación, previendo que la hora de la junta no tengas tanto movimiento de clientes internos o externos 

En el comunicado deberá llevar claramente el asunto o tema a tratar, lugar y duración de la junta. Llegada la fecha la puntualidad sí es básica y por respeto a los que llegan puntuales, empezar de inmediato. Durante la junta son importantes unas hojas y pluma, por si hay que tomar nota de algo que no pueda retener tu cabeza.

Es muy cuestionable que el uso del celular esté restringido. Sin embargo debe estar en modo silencioso para evitar contestar la llamada, ya que esto al resto del equipo lo distrae bastante.

Ya en el desarrollo de la junta seguramente habrá muchos comentarios, y eso es el punto fuerte de la junta, solo que los comentarios deberán estar direccionados al tema que se convocó. Si algún comentario es valioso, se apunta y se verá en otra junta.

Unos minutos antes de terminar la junta, para que sea efectiva, no deberá durar más de una hora. El líder o el encargado de llevar la junta hará un resumen con los puntos principales y preguntará: ¿Está claro? ¿Alguna duda?

Momentos después de que la junta terminó hay que redactar la minuta o acuerdos que se llegaron y se acordaron en la misma junta. En buen detalle es como introducción a los minuta, agradecer la asistencia y ahí mismo sutilmente se darán cuenta quién no asistió.

¡Señora, señor empresario, que no se quede la sensación de que un colaborador entró y salió de la junta sin nada! No lo permita. También hacer lo posible para evitar el hábito de las juntas seguidas o demás, y  caer en la llamada “Juntitis”.

Fotografía: humansmart.com